江蘇省電子文件歸檔與管理辦法

時間:2022-06-20

江蘇省電子文件歸檔與管理辦法

第一章

  第一條 為適應全省信息化建設和電子政務建設的需要,規範全省電子文件歸檔與管理工作,保障電子文件的真實性、完整性、有效性和安全性,根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國電子簽名法》、《江蘇省檔案管理條例》、國家標準《電子文件歸檔與管理規範》(GB/T 18894-2002)和國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》(2003年第6號令),結合我省的實際情況,製定本辦法。

  第二條 本辦法所稱的電子文件是指在數字設備及環境中生成,以數字形式存儲於磁帶、磁盤、光盤等載體,依賴計算機等數字設備閱讀、處理,並可在通信網絡上傳送的文件及相應的支持軟件產品和軟、硬件說明。

本辦法所稱的電子文件歸檔與管理是指在各項活動中產生並具有保存價值的電子文件(含電子公文)的形成、積累、鑒定、歸檔、保管、利用和統計的過程

  第三條 本辦法適用於本省範圍內的各級黨政機關、人民團體,企事業單位,社會組織以及各類經濟組織。

  第四條 縣級以上各級人民政府應當加強對電子政務、電子商務過程中電子文件歸檔與管理的領導,將在國家綜合檔案館建立電子文件中心納入當地國民經濟和社會發展規劃,確保電子政務內網和各機關業務活動中有保存價值的電子文件在檔案館得到有效的保存和利用。

  第五條 縣級以上檔案行政管理部門負責對本行政區域內電子文件的歸檔與管理工作實行監督和指導。

第二章 電子文件歸檔與管理體係

  第六條 各級檔案行政管理部門建立與各單位檔案人員、文書處理人員和數據管理人員的指導和聯係製度,保證及時溝通、解決在電子文件歸檔與管理中出現的問題。

  第七條 已開展電子政務的單位,應當製定嚴格的管理製度,采取切實有效的技術措施,在辦公自動化軟件中配置電子文件歸檔接口和相應的檔案管理子係統,保持對電子文件生命周期全過程的有效控製,保證管理工作的連續性以及電子文件真實性、完整性和有效性的延續,實現電子文件的邏輯歸檔及在線管理和利用。

  第八條 辦公自動化和檔案管理軟件必須符合全省統一的數據交換結構(見附錄AD)。

電子文件歸檔應當明確時間、範圍、技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等要求,保證歸檔電子文件的質量。歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時,應當在內容、相關說明及描述上保持一致。

  第九條 為保證電子文件的安全性,防止因災難、意外可能帶來的數據丟失,對於電子文件正式文本實行雙套保存。具有永久和長期保存價值的文本或圖像、圖形形式的電子文件,必須製成紙質文件或縮微品等,同步歸檔保存。

  第十條 對隻有電子簽章的電子文件,歸檔時應當附加具有法律效力的非電子簽章,以保證電子文件的憑證作用。對電子文件中使用可靠電子簽名的數據電文,不需要再度簽名確認。

第三章 電子文件的真實性、完整性和有效性

  第十一條 電子文件的形成單位,應當采取可靠的安全防護技術措施,保證電子文件的真實性。

 (一)建立對電子文件操作者可靠的身份識別與權限控製。

 (二) 設置符合安全要求的操作日誌,隨時自動記錄實施操作的人員、時間、設備、項目、內容等。

 (三)對電子文件采用防錯漏、防調換和防更改的標記。

 (四)對電子印章、數字簽名等采取防止非法使用的措施。

  第十二條 各單位檔案部門應當加強對各崗位文件形成人的業務指導,從電子文件形成開始,不間斷地對有關操作處理進行管理登記,保證電子文件的產生、處理過程符合下列規範要求,具有完整性。

 (一)登記處理過程中相互銜接的各類責任者(如起草者、修改者、審核者、簽發者等)。

 (二)登記處理過程中的各類操作者(打字者、發文者、收文者、存儲管理者等)。

 (三)登記處理過程中產生的責任憑證信息(批示、簽名、印章、代碼等)。

 (四)登記電子文件傳遞、交接過程中的其他標識。

 (五)電子文件形成人員及時對修改的重要文稿進行邏輯歸檔,正式文本隨後物理歸檔。單位檔案部門按照檔案館給定的全宗號、歸檔範圍登記並歸檔。

 (六)采取相應的技術措施采集背景信息和元數據。

  第十三條 建立由網絡管理和技術人員負責的電子文件有效性管理製度並采取相應的技術保證措施。使用數據處理能力強、安全性能高的數據庫管理係統管理電子文件及電子文件的機讀目錄數據。機關檔案室應當配備滿足存貯要求的大容量內存和單獨的計算機、服務器,並聯入電子政務內網。

 (一)根據電子文件的類型和特點注明文件格式、軟硬件環境、相關的數據及參數。

 (二)辦公自動化軟件係統及檔案管理軟件係統應當提供嚴格的操作權限管理,能對各功能模塊的操作權限進行嚴格控製,對操作的數據範圍進行讀、寫控製。

 (三)對於加密電子文件,應當解密後再收集歸檔,確實需要以加密方式保存的,應當將其解密程序同時歸檔。

 (四)網管部門定期對檔案室備份的電子文件進行抽樣讀取檢驗,發現問題及時采取措施,並根據軟硬件升級換代情況,適時對電子文件進行遷移作業。

  第十四條 電子文件的處理和保存應當符合國家的安全保密規定,針對自然災害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等情況,采取與係統安全和保密等級要求相符的防範對策,包括網絡設備安全保證、數據安全保證、操作安全保證和身份識別方法等。

第四章 電子文件的數據結構及通用格式

  第十五條 不同類型電子文件的收集應當遵循如下數據結構:

 (一)收文的數據結構

  收文的數據結構包括收文登記號、文件的基本特征項、文書處理項、文件歸檔項和備注項。其中,文件的基本特征項包括文件的緊急程度、密級、責任者、文號、文件標題、成文日期、份數、頁數、主題詞、文種、電子文件稿本、電子文件類別、全文標識;文書處理項包括文件來源分類、收文日期、收文號、收文者、擬辦意見、領導批示、主辦部門、協辦部門、處理結果;文件歸檔項包括歸檔標誌、機構(或問題)名稱、保管期限、歸檔分類代碼、件號。各數據項的名稱、數據類型、字段長度及用法,參見附錄A。

 (二)發文的數據結構

  發文的數據結構包括發文登記號、文件的基本特征項、文書處理項、文件歸檔項和備注項。其中,文件的基本特征項包括文件的緊急程度、密級、責任者、文號、文件標題、成文日期、份數、頁數、主題詞、文種、電子文件稿本、電子文件類別、全文標識;文書處理項包括主辦部門、協辦部門、起草人、修改人、審核意見、簽發意見、打字人、登記日期、發往單位、抄送單位;文件歸檔項包括歸檔標誌、機構(或問題)名稱、保管期限、歸檔分類代碼、件號。各數據項的名稱、數據類型、字段長度及用法,參見附錄B。

 (三)會議及其他文件材料的數據結構

  包括會議及其他文件材料登記號、文件的基本特征項、文書處理項、文件歸檔項和備注項。其中,文件的基本特征項包括文件的緊急程度、密級、責任者、文號、文件標題、成文日期、份數、頁數、主題詞、文種、電子文件稿本、電子文件類別、全文標識;文書處理項包括會議名稱、主辦部門、協辦部門;文件歸檔項包括歸檔標誌、機構(或問題)名稱、保管期限、歸檔分類代碼、件號。各數據項的名稱、數據類型、字段長度及用法,參見附錄C。

 (四)歸檔分類方案的數據結構

  歸檔分類方案的數據結構包括機構(或問題)名稱、保管期限、歸檔分類代碼、事由或備注項。各數據項的名稱、數據類型、字段長度及用法,參見附錄D。

 (五)文件級文書檔案的數據結構

  文件級文書檔案的數據結構包括分類號、檔案館代號、組織機構代碼、檔號、電子文檔號、縮微號、題名、文號、責任者、稿本、文種、密級、保管期限、成文日期、載體類型、載體規格、載體數量、載體單位、主題詞、全文標識、主辦部門、協辦部門、備注。各數據項的名稱、數據類型、字段長度及用法按照江蘇省地方標準《文書檔案文件級目錄數據庫結構和數據交換格式》(DB32/505-2002)的要求確定。

  第十六條 電子文件的通用格式

 (一)一般電子文件的通用格式

  1.文字型電子文件:XML、PDF、RTF、TXT。

  2.圖像電子文件:JPEG、TIFF。

  3.音頻電子文件:WAV、MP3。

  4.影像及多媒體音像數據:MPEG、AVI。

  5.用以全文檢索的文件類型:TXT。

 (二)專業電子文件的通用格式,由省檔案局會同有關專業主管部門確定。

第五章 電子文件的收集與積累

  第十七條 電子文件的收集範圍應當是反映單位主要職能活動,包括文書和業務工作在內的電子文件,以及相關的支持軟件和數據等。

 (一)記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況,有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應當保留。正式文件是紙質的,如果保管部門已開始進行全文數字化工作,則應當將紙質文件與數字化後的電子文件一同保存。

 (二)當公務或其他事務處理過程隻產生電子文件時,應當采取嚴格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動。同時應當隨時對電子文件進行備份,存儲於能夠脫機保存的載體上。

 (三)網絡係統中處於流轉狀態,暫時無法確定其保管責任的電子文件,應當明確流程環節的責任者,采取捕獲措施,在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中集中存儲,以防散失。

 (四)收集電子文件時,應該注明電子文件的存儲格式及其軟、硬件環境。國家綜合檔案館應當保留各種通用格式電子文件的處理軟件、資料及其軟、硬件環境。電子文件原則上要轉換成通用格式的電子文件,如不能轉換,收集時應當連同專用軟件一並收集。

 (五)計算機係統運行和信息處理等過程中涉及的,與電子文件處理有關的參數、管理數據等,應當與電子文件一同收集。

 (六)套用統一模板的電子文件,在保證能恢複原形態的情況下,其內容信息可脫離套用模板進行存儲,被套用模板作為電子文件的元數據保存。

 (七)電子文件在形成、接收時就要製作備份。在文件流轉的每一個環節,隻要發生過信息變化的,都必須製作備份。對已經辦理完畢的電子文件,無論有沒有歸檔,都要定期製作備份。

  第十八條 電子文件的登記

 (一)每份電子文件均應當在《電子文件登記表》(見附錄E)或辦公自動化軟件係統中登記。在辦公自動化軟件係統中登記的,應當打印出附錄E的紙質備份。

 (二)電子文件登記表應當與電子文件同時保存。

 (三)電子文件稿本代碼:M——草稿性電子文件;U——非正式電子文件;F——正式電子文件。

 (四)電子文件類別代碼:T——文本文件;I——圖像文件;G——圖形文件;V——影像文件;A——聲音文件;O——超媒體鏈結文件;P——程序文件;D——數據文件。

第六章 電子文件的歸檔

  第十九條 歸檔要求

  電子文件可以由本單位的檔案部門集中歸檔,也可以由文件辦理的部門即時歸檔。集中歸檔的,電子文件形成部門或信息管理部門應當定期把應歸檔的電子文件向檔案部門移交,並按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上;部門歸檔的,應當及時將已歸檔的電子文件移交給檔案部門。

  第二十條 電子文件鑒定

 (一)電子文件在歸檔前應當進行鑒定。鑒定工作包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定密級、歸檔範圍和劃定保管期限。

 (二)集中歸檔的,歸檔前應當由文件形成單位按照規定的項目對電子文件的真實性、完整性和有效性進行檢驗,並由負責人簽署審核意見,檢驗和審核結果填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》(見附錄F);部門歸檔的,在檔案移交時,應當將電子文件歸檔前對電子文件的真實性、完整性和有效性檢驗和審核的結果記錄一並移交給檔案部門。如果文件形成單位采用了規定範圍以內的某些技術方法保證電子文件的真實性、完整性和有效性,則應將技術方法和相關軟件一同移交給接收單位。

 (三)電子文件的歸檔範圍參照國家關於紙質文件材料歸檔的有關規定執行,並應當包括相應的背景信息和元數據。

 (四)電子文件保管期限和密級的劃分,參照國家關於紙質文件材料密級和保管期限的有關規定執行。電子文件的背景信息和元數據的保管期限應當與內容信息的保管期限一致。

  第二十一條 歸檔時間與方法

 (一)電子文件可以實時歸檔,也可以按照紙質文件的規定完成歸檔。涉及政務信息公開的電子文件要適時通過電子政務內網向同級國家綜合檔案館移交。

 (二)電子文件歸檔時,應當對歸檔電子文件的基本技術條件進行檢測,檢測內容包括:硬件環境的有效性,軟件環境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。

 (三)電子文件的歸檔,按照歸檔分類方案所設置的鑒定標識(歸檔分類代碼)進行。歸檔時,應當充分考慮電子文件的技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等技術因素。

 (四)存儲電子文件的載體或裝具上應當貼有標簽,注明載體序號、檔號、密級、存入日期等內容,歸檔電子文件的檔號按《文書檔案文件級目錄數據庫結構與數據交換格式》(DB32/505-2002)的規定編製。歸檔後的電子文件的載體應當設置成禁止寫操作的狀態。

 (五)特殊格式的電子文件,應當在存儲載體中同時存有相應的查看軟件。

 (六)相應的電子文件機讀目錄、相關軟件以及其他說明等應當同時歸檔,並將電子文件的檔號返登入《電子文件登記表》(見附錄E)。

 (七)對需要長期保存的電子文件,將機讀目錄與相應的電子文件存儲同一載體中,同時載體中存儲的歸檔文件名應當與機讀目錄名稱一致。

 (八)歸檔完畢,電子文件形成部門應當將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。

 (九)電子文件的著錄應當參照《檔案著錄規則》(DA/T18)進行著錄,同時按照保證其真實性、完整性和有效性的要求補充電子文件特有的著錄項目和責任者、操作者、背景信息、元數據等其他標識,並按《歸檔文件整理規則》(DA/T 22)規定的格式打印出紙質目錄。

  第二十二條 歸檔步驟

 (一)邏輯歸檔:根據集中統一的要求,各單位應當將電子文件的管理權從電子政務內網上通過專用通道將數據遷移至同級國家綜合檔案館電子文件中心,完成邏輯歸檔。單位各部門歸檔的,在歸檔後應當立即將已歸檔電子文件的管理權從網絡上轉移至檔案部門。

 (二)物理歸檔:電子文件按《歸檔文件整理規則》(DA/T 22)規定的要求及《江蘇省〈歸檔文件整理規則〉實施辦法》、《文書檔案文件級目錄數據庫結構與數據交換格式》(DB32/505-2002)進行鑒定、分類、編製檔號。同時將已歸檔的電子文件集中,拷貝至耐久性好的載體上,一式3套,一套封存保管,一套供查閱使用,一套異地保存。對於加密電子文件,應在解密後再製作拷貝。

  推薦采用的載體,按優先順序依次為:隻讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。

第七章 歸檔電子文件的移交、接收、保管、利用與統計、分析

  第二十三條 移交、接收與保管要求

 (一)對歸檔電子文件,應當按照有關規定認真檢驗。檢驗合格後如期移交至檔案館等檔案保管部門,進行集中保管。聯網情況下,在履行相應的手續後,歸檔電子文件的移交和接收工作可以在網絡上進行。

 (二)在電子政務環境下,應當在國家綜合檔案館內建立本級政府的電子文件中心,並對各進館單位的歸檔電子文件實行即時移交、接收,集中保管和提供利用。

  第二十四條 接收檢驗

 (一)文件形成單位在移交電子文件之前,檔案保管部門在接收電子文件之前,均應當對電子文件的載體及其技術環境進行檢驗,合格率達到100%時方可進行交接。

 (二)檢驗項目

  載體有無劃痕,是否清潔;有無病毒;核實歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性檢驗及審核手續是否完備;核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全;對特殊格式的電子文件,應當核實其相關的軟件、版本、操作手冊等是否完整。

 (三)檢驗結果分別由移交單位、接收單位填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》(見附錄F)。

 (四)檔案保管部門應當按照要求及檢驗項目對歸檔電子文件逐一驗收。移交的電子文件檢驗不合格的,退回形成單位重新製作。

 (五)移交進館的電子文件應當提供DBF格式的文件目錄,數據結構符合省內有關標準。

  第二十五條 移交手續和保管要求

 (一)檔案保管部門驗收合格,完成《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》(見附錄F)的填寫、簽字和蓋章等環節。登記表一式2份,一份交電子文件形成單位,一份由檔案保管部門自存。

 (二)歸檔電子文件的保管除應當符合紙質檔案的要求外,還應當符合下列條件:

  1.歸檔載體應當作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄塗層。

  2.單片載體應當裝盒,豎立存放,避免擠壓。

  3.存放時應當遠離強磁場、強熱源,並與有害氣體隔離。

  4.環境溫度選定範圍:1720;相對濕度選定範圍:35%~45%。

  歸檔電子文件在形成單位的保管,也應當參照上述條件進行。

  第二十六條 有效性保證

 (一)電子文件的形成單位和檔案保管部門每年均應當對電子文件的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記。設備環境更新時應當確認庫存載體與新設備的兼容性;對於不兼容的,應當及時進行載體轉換,原載體保留時間不少於3年。保留期滿後,可擦寫載體擦除後可以重複使用,不可清除內容的載體按保密要求處置。

 (二)磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗,抽樣率不得低於10%,如發現問題應當及時采取恢複措施。

 (三)對磁性載體上的歸檔電子文件,應當每4年轉存一次。原載體同時保留時間不得少於4年。

 (四)檔案保管部門應當定期將檢驗結果填入《歸檔電子文件管理登記表》(見附錄G)。

  第二十七條 電子文件的遷移

 (一)係統設備更新、係統擴充、應用軟件升級或者改變時,應當及時對歸檔電子文件進行遷移操作,並填寫《歸檔電子文件遷移登記表》(附錄H)。

 (二)遷移之前必須做數據備份。

 (三)保持數據在遷移前後的一致性。

  第二十八條 電子文件的利用

 (一)歸檔電子文件的封存載體不外借。未經審批同意,任何單位或者個人不允許擅自複製電子文件。

 (二)利用電子文件應當使用拷貝件。

 (三)具有保密要求的電子文件采用聯網方式利用時,應當遵守國家或部門有關保密的規定,有穩妥的安全保密措施。

 (四)利用電子文件不得超出權限規定範圍。

  第二十九條 歸檔電子文件的鑒定銷毀

 (一)歸檔電子文件的鑒定銷毀,參照國家有關檔案鑒定銷毀的規定執行,並且應當在辦理審批手續後實施。

 (二)屬於保密範圍的歸檔電子文件,如存儲在不可擦除載體上,應當連同存儲載體一起銷毀,並在網絡中徹底清除;不屬於保密範圍的歸檔電子文件可進行邏輯刪除。

  第三十條 統計、分析

 (一)檔案保管部門應當及時按年度對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統計。

 (二)檔案管理軟件應當能提供對歸檔電子文件的數據分析和利用情況分析。

第八章

  第三十一條 本辦法的具體適用問題由省檔案局負責解釋。

  第三十二條 本辦法自發布之日起施行。

江蘇省檔案局

二○○五年二月


附錄A

(收文數據結構)

CREATE TABLE wscl_sw //文書處理——收文表

(swdjh(12) NOT NULL, //收文登記號

wjlyfl varchar(30) NULL, //文件來源分類

jjcd char(4) NULL, //緊急程度

mj varchar(1) NULL, //密級

zrz varchar(60) NULL, //責任者

wh varchar(30) NULL, //文號或文件編號

tm varchar(120) NOT NULL, //文件標題

cwrq varchar(8) NULL, //成文日期

fs int NULL, //份數

ys int NULL, //頁數

ztc varchar(100) NULL, //主題詞

wz char(8) NULL, //文種

gb char(1) NULL, //電子文件稿本

lb char(1) NULL, //電子文件類別

qwbs varchar(255) NULL, //全文標識

swrq varchar(8) NULL, //收文日期

swh varchar(4) NULL, //收文號

swz varchar(8) NULL, //收文者

nbyj varchar(255) NULL, //擬辦意見

ldps varchar(255) NULL, //領導批示

zbbm varchar(60) NULL, //主辦部門

xbbm varchar(255) NULL, //協辦部門

cljg varchar(255) NULL, //處理結果

gdbz char(1) NULL DEFAULT 'N', //歸檔標誌

jgwt char(60) NULL, //機構(或問題)

bgqx char(1) NULL, //保管期限

gdfldm char(4) NULL, //歸檔分類代碼

jh char(4) NULL, //件號

bz varchar(120) NULL, //備注

PRIMARY KEY (swdjh)); //主鍵是收文登記號

  說明:

 (1)收文登記號(swdjh)

  收文登記號由計算機自動產生,作為表的主鍵,唯一代表一條記錄。在收文登記號中應當反映出該收文登記的日期和日期內的流水號,其格式是:SCCYYMMDD###。其中S表示收文,CCYY表示公元紀年,MM表示月,DD表示日,###表示CCYYMMDD當天的流水號。例如:2004年8月21日登記的第5件收文,其收文登記號為S20040821005

 (2)文件來源分類(wjlyfl)

  文件來源分類是收文單位對所收到的文件按其來源進行的分類。例如:江蘇省檔案局的文件來源分類如下:

A1——中共中央

A2——國務院

A3——中辦國辦

A4——省委

A5——省政府

A6——省委辦公廳、省政府辦公廳

A7——省級機關

B1——國家檔案局

B2——市、縣檔案局

B3——傳真、電報

B4——其他

  若對文件來源分類進行編碼,可以顯示編碼或相應的漢字,但應當以漢字方式存儲。

 (3)緊急程度(jjcd)

  緊急公文應當根據緊急程度分別標明特急急件。其中電報應當分別標明特提特急加急平急

 (4)密級(mj)

  密級按GB 7156-87文獻保密等級代碼規定設置(見下表)。密級在計算機內以數字代碼存儲,以漢字代碼顯示。

數字代碼

漢語拚音代碼

漢字代碼

0

GK

公開

公開級

1

GN

國內

國內級

2

NB

內部

內部級

3

MM

秘密

秘密級

4

JM

機密

機密級

5

UM

絕密

絕密級

 (5)責任者(zrz)

  責任者,也稱作者,是指形成文件內容並對其負有責任的團體或個人,用漢字表示。責任者有多個時,著錄列首位責任者,其餘視需要著錄。被省略的責任者用[等]表示。各責任者之間用分號分隔。

 (6)文號(wh)

  文號是文件製發過程中由製發機關、團體或個人賦予文件的順序號。一般由機關代字、年度和順序號三部分組成。其格式為機關代字[年度]順序號,其中[]是半角字符。順序號由四位數字表示,不足規定長度的,前麵用0填充。例如,江蘇省檔案局2003年發的第14號文,其文號為蘇檔[2003]0014號

 (7)文件標題(tm)

文件標題又叫題名、標題、題目,是表達文件中心內容、形式特征的名稱。

 (8)成文日期(cwrq)

  成文日期是文件形成的日期。依據GB/T 7408-94中5.2規定,其基本格式為CCYYMMDD,並一律用8位阿拉伯數字表示,其中[CCYY]表示一個日曆年,[MM]表示日曆年內日曆月的順序數,[DD]表示日曆月中日曆日的順序數(GB/T 7408-94中5.2)。時間不詳時用數字0表示。

  例1:19980000,即:表示年度為1998年,月、日不詳。

  例2:00000728,即:表示年度不詳,月、日為7月28日

  對時間項的著錄,不允許出現無效的日期值。例如:19980229、19991301、20001131、2001928等,均為無效日期。

 (9)份數(fs)

  份數表示共收到該文件多少份。份數應該是整數。

 (10)頁數(ys)

  頁數是所收到文件的頁麵總數。

 (11)文種(wz)

  文種是按性質和用途確定的文件種類的名稱。用漢字表示。文種項依實際情況著錄,如命令、決議、指示、通知、報告、批複、函、會議紀要、說明書、協議書、鑒定書、任務書、判決書、國書、照會等。

 (12)電子文件稿本(gb)

  電子文件稿本在計算機內以代碼存儲,以漢字顯示。根據GB/T 18894-2002規定,其代碼為:

M——草稿性電子文件

U——非正式電子文件

F——正式電子文件

 (13)電子文件類別(lb)

  電子文件類別在計算機內以代碼存儲,以漢字顯示。根據GB/T 18894-2002規定,其代碼為:

T——文本文件

I——圖像文件

G——圖形文件

V——影像文件

A——聲音文件

O——超媒體鏈接文件

P——程序文件

D——數據文件

 (14)全文標識(qwbs)

  全文標識是描述機讀的電子文件全文位置及文件名、文件類型的一組字符串。全文標識包括電子文件的路徑、名稱和類型三個部分。例G:\Documents and Setting\Administrator\桌麵\江蘇省檔案目錄數據庫結構及數據交換格式.doc。其中,G:\Documents and Setting\Administrator\桌麵\為路徑,江蘇省檔案目錄數據庫結構及數據交換格式為文件名,.doc為類型。

 (15)收文日期(swrq)

  收文日期是文件簽收的日期。其使用方法與成文日期一樣。

 (16)收文者(swz)

  收文者是文件簽收的人或機構。

 (17)收文號(swh)

  收文號是文件接收單位對所收到的文件進行的編號。收文號的編號規則是:在同一年度內按照文件來源分類進行流水編號。通常,收文號有兩種編法:一種是小流水,即每一個文件來源分類有一個係列的流水號;另一種是大流水,即在不設文件來源分類的情況下,在年度內按所有收文的順序進行編號。

 (18)擬辦意見(nbyj)

  擬辦意見是收文單位文秘部門對所收到的文件提出的送負責人批示或者交有關部門辦理的意見。如需要兩個以上部門辦理的,應當明確主辦部門。擬辦意見應當包括簽署意見者的簽名和日期。

 (19)領導批示(ldps)

  領導批示是收文單位負責人就收文的性質,根據擬辦意見簽署的意見。領導批示應當包括簽署者的簽名和日期。

 (20)主辦部門(zbbm)

  主辦部門是對該文件進行處理時主要辦理部門的名稱。

 (21)協辦部門(xbbm)

  協辦部門是對該文件進行處理時協助主辦部門辦理文件的部門名稱。協辦部門有多個時,用逗號分隔。

 (22)處理結果(cljg)

  處理結果是收文單位對所收到的文件進行處理後,描述其結果的內容。

 (23)歸檔標誌(gdbz)

  歸檔標誌是讓計算機能夠識別該收文有沒有經過歸檔處理的標記。其值為:

Y——已經過歸檔處理

N——未經過歸檔處理

  歸檔標誌的缺省值是N,經過歸檔處理之後,由計算機改為Y

 (24)機構或問題(jgwt)

  電子文件歸檔,首先要對電子文件進行歸檔分類。按照GB/T 18894-2002、DA/T 22-2000和《江蘇省〈歸檔文件整理規則〉實施細則》的規定,歸檔分類可以分兩層或三層。分兩層的,就是在年度內按保管期限劃分成三類;分三層的,可以是年度+機構+期限模式,也可以是年度+問題+期限模式。機構或問題是在分三層的情況下,對歸檔機構(或問題)進行的分類。

 (25)保管期限(bgqx)

  保管期限是對檔案劃定的存留年限。根據DB32/505-2002的規定,保管期限為永久、長期、短期的,其對應的數字代碼分別為1、2、3。保管期限在計算機內以數字代碼存儲,而給用戶的提示應當使用漢字代碼

 (26)歸檔分類代碼(gdfldm)

  分類代碼是對分類方案的每一個分類結果所給的代碼。分類代碼是四位字符,建議:前兩位表示機構(或問題),第三位用作保管期限的數字代碼,第四位用於標識事由。

 (27)件號(jh)

  件號是在歸檔文件分類方案的最低一級類目內,文件的排列順序號。

 (28)備注(bz)

  備注指對文件內容的補充解釋與說明。


附錄B

(發文數據結構)

CREATE TABLE wscl_fw //文書處理——發文表

(fwdjh char(12) NOT NULL, //發文登記號

zbbm varchar(30) NULL, //主辦部門

xbbm varchar(255) NULL, //協辦部門

qcr char(20) NULL, //起草人

xgr char(20) NULL, //修改人

shyj char(255) NULL, //審核意見

qfyj char(255) NULL, //簽發意見

dzr char(20) NULL, //打字人

jjcd char(4) NULL, //緊急程度

mj varchar(1) NULL, //密級

zrz varchar(60) NULL, //責任者

wh varchar(30) NULL, //文號或文件編號

tm varchar(120) NOT NULL, //文件標題

cwrq varchar(8) NULL, //成文日期

fs int NULL, //份數

ys int NULL, //頁數

ztc varchar(100) NULL, //主題詞

wz char(8) NULL, //文種

gb char(1) NULL, //電子文件稿本

lb char(1) NULL, //電子文件類別

qwbs varchar(255) NULL, //全文標識

djrq varchar(8) NULL, //登記日期

fwdw varchar(100) NULL, //發往單位

csdw varchar(255) NULL, //抄送單位

gdbz varchar(1) NULL DEFAULT 'N', //歸檔標誌

jgwtdh varchar(60) NULL, //機構(或問題)

bgqx varchar(1) NULL, //保管期限

gdfldm char(4) NULL, //歸檔分類代碼

jh int NULL, //件號

bz varchar(120) NULL, //備注

PRIMARY KEY (fwdjh)); //主鍵是發文登記號

  說明:

 (1)發文登記號(swdjh)

  發文登記號由計算機自動產生,作為表的主鍵,唯一代表一條記錄。在發文登記號中應當反映出記錄登記的日期和流水號,其格式是:FCCYYMMDD###。其中F表示發文,CCYY表示公元紀年,MM表示月,DD表示日,###表示CCYYMMDD當天的流水號。例如:2004年8月21日登記的第5件發文,其發文登記號為F20040821005

 (2)主辦部門(zbbm)

  主辦部門是該發文主要辦理的部門名稱。

 (3)協辦部門(xbbm)

  協辦部門是協助主辦部門辦理該發文的部門名稱。有多個協辦部門時,各協辦部門之間用逗號分隔。

 (4)起草人(qcr)

  起草人是該發文實際起草人的姓名。

 (5)修改人(xgr)

  修改人是對起草人起草的草稿進行實際修改的人員姓名。

 (6)審核意見(shyj)

  審核意見是審核人對所起草、修改過的發文稿件進行審核所提出的意見。審核意見應當包括具體的審核意見以及審核人簽名、審核日期。

 (7)簽發意見(qfyj)

  簽發意見是對經審核而準備簽發的文件進行簽發時所提的意見。簽發意見應該包括具體的簽發意見以及簽發人簽名、簽發日期。

 (8)打字人(dzr)

  打字人是將發文稿件錄入進計算機的操作人員。

 (9)緊急程度(同附錄A)

 (10)密級(同附錄A)

 (11)責任者(同附錄A)

 (12)文號(同附錄A)

 (13)文件標題(同附錄A)

 (14)成文日期(同附錄A)

 (15)份數(同附錄A)

 (16)頁數(同附錄A)

 (17)主題詞(同附錄A)

 (18)文種(同附錄A)

 (19)電子文件稿本(同附錄A)

 (20)電子文件類別(同附錄A)

 (21)全文標識(同附錄A)

 (22)登記日期(djrq)(同附錄A)

  登記日期是該發文在計算機中登記的日期。

 (23)發往單位(fwdw)

  發往單位是發文單位根據行文規則將該文件發送出去的目標接收單位名稱。發往單位有多個時,各發往單位之間用逗號分隔。

 (24)抄送單位

  抄送單位是發文單位想讓其知道發文內容的文件接收單位。抄送單位有多個時,各抄送單位之間用逗號分隔。

 (25)歸檔標誌(同附錄A)

 (26)機構(或問題)(同附錄A)

 (27)保管期限(同附錄A)

 (28)歸檔分類代碼(同附錄A)

 (29)件號(同附錄A)

 (30)備注(同附錄A)


附錄C

(會議及其它文件材料數據結構)

CREATE TABLE wscl_hy //文書處理——會議及其它文件、材料表

(hydjh(12) NOT NULL, //會議材料登記號

hymc varchar(60) NULL, //會議名稱

zbbm varchar(30) NULL, //主辦部門

xbbm varchar(255) NULL, //協辦部門

jjcd char(4) NULL, //緊急程度

mj varchar(1) NULL, //密級

zrz varchar(60) NULL, //責任者

wh varchar(30) NULL, //文號或文件編號

tm varchar(120) NOT NULL, //文件標題

cwrq varchar(8) NULL, //成文日期

fs int NULL, //份數

ys int NULL, //頁數

ztc varchar(100) NULL, //主題詞

wz char(8) NULL, //文種

gb char(1) NULL, //電子文件稿本

lb char(1) NULL, //電子文件類別

qwbs varchar(255) NULL, //全文標識

swrq varchar(8) NULL, //登記日期

gdbz char(1) NULL DEFAULT 'N', //歸檔標誌

jgwtdh char(60) NULL, //機構(或問題)

bgqx char(1) NULL, //保管期限

gdfldm char(4) NULL, //歸檔分類代碼

jh char(4) NULL, //件號

bz varchar(120) NULL, //備注

PRIMARY KEY (hydjh)); //主鍵是會議材料登記號

  說明:

 (1)會議及其它文件、材料登記號(hydjh)

  會議及其它文件、材料登記號由計算機自動產生,作為表的主鍵,唯一代表一條記錄。在會議及其它文件、材料登記號中應當反映出記錄登記的日期和流水號,其格式是:HCCYYMMDD###。其中H表示會議材料,CCYY表示公元紀年,MM表示月,DD表示日,###表示CCYYMMDD當天的流水號。例如:2004年8月21日登記的第5件會議及其它文件、材料,其會議材料登記號為H20040821005

 (2)會議名稱(hymc)

  會議名稱是與會議文件、材料相關聯的會議的名稱。若登記的是其它非會議材料、文件,則該項為空。

 (3)主辦部門(zbbm)

  主辦部門是該文件主要辦理的部門名稱。

 (4)協辦部門(xbbm)

 協辦部門是協助主辦部門辦理該文件的部門名稱。有多個協辦部門時,各協辦部門之間用逗號分隔。

 (5)緊急程度(同附錄A)

 (6)密級(同附錄A)

 (7)責任者(同附錄A)

 (8)文號(同附錄A)

 (9)文件標題(同附錄A)

 (10)成文日期(同附錄A)

 (11)份數(同附錄A)

 (12)頁數(同附錄A)

 (13)主題詞(同附錄A)

 (14)文種(同附錄A)

 (15)電子文件稿本(同附錄A)

 (16)電子文件類別(同附錄A)

 (17)全文標識(同附錄A)

 (18)登記日期(djrq)(同附錄A)

  登記日期是該會議及其它文件、材料在計算機中登記的日期。

 (19)歸檔標誌(同附錄A)

 (20)機構(或問題)代號(同附錄A)

 (21)保管期限(同附錄A)

 (22)歸檔分類代碼(同附錄A)

 (23)件號(同附錄A)

 (24)備注(同附錄A)


附錄D

(歸檔分類方案數據結構)

CREATE TABLE dbo.wscl_lm //文書處理——類目表

(jgwtmc varchar(30) NOT NULL, //機構(或問題)名稱

bgqx char(1) NOT NULL, //保管期限

gdfldm char(4) NOT NULL, //歸檔分類代碼

bz varchar(120) NOT NULL, //事由或備注

PRIMARY KEY (dm));

  說明:

 (1)該表用於管理各立檔單位的歸檔分類方案。根據《歸檔文件整理規則》及江蘇省〈歸檔文件整理規則〉實施辦法》,各立檔單位應當根據本單位的具體情況,擬定自己的分類方案。為便於實現計算機歸檔,需要將該分類方案輸入到計算機中,並能據此對需歸檔的文件、材料進行分類。

 (2)機構(或問題)名稱(jgwtmc)

  機構(或問題)名稱是根據《歸檔文件整理規則》及江蘇省〈歸檔文件整理規則〉實施辦法》擬作三級分類[年度+機構(或問題)+保管期限]的單位,對歸檔的機構(或問題)所做的劃分。

 (3)保管期限(bgqx)

  保管期限分永久、長期、短期三種。擬分兩級(年度+保管期限)的單位,保管期限單獨作為一級分類進行管理。對分三級的單位,保管期限應該在機構(或問題)之下作為一級分類進行管理。

 (4)歸檔分類代碼(gdfldm)

  分類代碼是對分類方案的每一個分類結果所給的代碼。設置分類代碼的目的是便於進行計算機管理。分類代碼是四位字符,建議:前兩位表示機構(或問題),第三位用作保管期限的數字代碼,第四位用於標識事由。

 (5)事由或備注(bz)

  若需將相同事由的文件在歸檔時集中存放,需要在該分類方案中設置事由。事由不作為一級分類,因此,設置事由後,隻需要給一個標識(可以是任何字符,不需要有實際含義),計算機就能通過對分類代碼的排序來實現將相同事由的文件集中在一起。


附錄E

(電子文件登記表)

類別代碼: 第 頁 共 頁

序號

文書登記號

文件標題

稿本代碼

檔 號

備 注

(軟、硬件環境)

填表人: 填表日期: 審核人: 審核日期:


附錄F

(歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表)

移交單位: 經辦人: 接收單位: 經辦人:

檔號或文書登記號

載體檢驗

病毒檢驗

真實性檢驗

完整性檢驗

有效性檢驗

技術方法及相關軟件說明、資料檢驗

移交日期: 審核人: 審核日期:


附錄G

(歸檔電子文件管理登記表)

序號

操作日期

操作人

設備檢驗

載體檢驗

兼容性檢驗

讀取檢驗

轉存

填表人: 填表日期: 審核人: 審核日期:


附錄H

(歸檔電子文件遷移登記表)

硬件平台:

軟件平台:

應用軟件:

數據庫管理係統:

存儲載體:

硬件平台:

軟件平台:

應用軟件:

數據庫管理係統:

存儲載體:

被遷移歸檔電子文件的檔號範圍:

記錄數:

字節數:

操作者:

遷移時間:

填表人: 填表日期: 審核人: 審核日期: